Journey to the Cloud : Structuration et management d’un projet de migration

Journey to the Cloud : Structuration et management d’un projet de migration

1280 720 Mickaël Monge

Blog series: Journey to the Cloud

Tout projet de migration ou d’adoption Cloud doit s’inscrire dans une méthodologie et un suivi propre à la gestion du changement. C’est ce que nous détaillerons dans le deuxième article de cette série dédiée à la migration. 

Article 2 – Structuration et management d’un projet de migration 

Le Cloud : un leadership de transformation et une organisation de changement 

Tout projet de migration et d’adoption de services de Cloud public embarque l’ensemble de l’entreprise dans une démarche de transformation profonde, impactant tant la DSI que les équipes métier. Il est donc primordial de construire cette transformation en amont en impliquant l’ensemble des parties prenantes à l’aventure. 

La gestion d’un projet de migration doit se faire de manière suivie et méthodique afin de n’oublier personne en chemin mais surtout, en raison de son caractère structurant ainsi que de la profondeur des transformations qu’elle implique, elle doit déboucher sur l’adoption de nouvelles pratiques organisationnelles et techniques au sein de l’entreprise pouvant parfois s’avérer déroutantes pour les collaborateurs. 

Nous pouvons tirer de nos différentes expériences une spécificité indispensable liée au caractère fédérateur du projet au sein de l’entreprise. En effetun projet de migration doit fédérer l’ensemble des équipes et des acteurs impliqués, que ce soit sur des sujets purement techniques tout comme d’ordre organisationnel, stratégique et politique. En pratique, un tel alignement des parties prenantes n’est pas chose aisée à atteindre toutefois les conséquences de ce fait peuvent s’avérer positivesSi cela peut freiner à première vue, le projet en est d’autant nourri par la confrontation d’idées et l’apparition de nouvelles opportunitésNous sommes convaincus que la preuve par l’exemple est un réel moteur de réussite et de fédération pour tout projet de transformation. 

Pour limiter l’effet de tels blocages, une migration doit débuter par un scope restreint et maîtrisé du SI d’une entreprise, avant d’engager d’autres périmètres qui seront d’autant plus motivés par l’exemple d’une première réussite. Start smallscale fast est une philosophie à laquelle nous croyons. 

Comme détaillé précédemment, tout projet de migration Cloud s’inscrit dans une transformation forte d’entreprise et sa conduite doit s’inscrire dans une vraie gestion du changement. L’objectif premier est de garder une maîtrise sur les actions encourues, découvrir les possibilités du Cloud pour un patrimoine applicatif défini et passer à l’échelle ensuite. Cela permet de réduire les risques et surtout l’impact des premières déconvenues afin de corriger le plus rapidement le tir. Ainsi le start small permet d’itérer et d’apprendre rapidement, ce qui permet de construire de solides fondations et convictions, avant de passer à l’échelle.  Cette approche s’inscrit complètement dans les 8 étapes de l’état de l’art de la gestion du changement proposées par J.P. Kotter : 

  1. Créer l’urgence : le Cloud offre des solutions à une entreprise pour répondre à ses enjeux business, organisationnels et opérationnels. Des résultats d’assessments business et techniques ont pour objectif de valider les opportunités du Cloud ;
  2. Former une coalition puissante : sur un scope restreint et maîtrisé, implication de personnes expertes, expérimentées et surtout motivées par la découverte de nouvelles méthodes et technologies ;
  3. Créer une vision de l’état futur : décrire l’état existant, l’état futur, le chemin à accomplir et surtout la finalité du parcours pour l’entreprise, les collaborateurs et le caractère vertueux de la transformation. C’est dans cette étape que l’alignement des intervenants de niveaux stratégiques et opérationnels doit aboutir à une vision commune, claire et pouvant être partagée ;
  4. Communiquer la vision : communiquer la vision en expliquant en quoi l’adoption du Cloud est primordiale pour le succès de l’entreprise et des collaborateurs. Cette vision doit être orientée vers l’action afin que les collaborateurs puissent se projeter et être force de proposition pour le projet. Le caractère économique des bénéfices ne doit pas être le seul moteur de la transformation ;
  5. Inciter à l’action et abaisser les obstacles : responsabilisation des parties prenantes, donner aux collaborateurs les moyens d’expérimenter, d’apprendre et de se forger des convictionsCette étape doit être vécue et menée par un petit nombre restreint de personnes sur un périmètre bien défini. 
  6. Générer des victoires à court terme : générer des avancées et capitaliser au fur et à mesure. Démontrer l’efficacité et par l’exemple que de l’adoption du Cloud fonctionne, et que l’amélioration continue va permettre de lever lèvera les inconnues à venir. Mettre en place les méthodes et outils nécessaires au suivi et au reporting projet ; 
  7. Consolider les succès pour plus de changement : capitaliser et partager les convictions, les méthodes et les standards qui ont fait leurs preuves. Encourager la collaboration de nouvelles équipes dans la transformation et accélérer en passant à l’échelle sur des fondations solides. Cette étape va permettre de donner de la confiance aux équipes dans les solutions proposées par le Cloud ;
  8. Ancrer les nouvelles approches dans la culture de l’entreprise : rendre les pratiques inhérentes à l’adoption du Cloud pérennes et appliquées dans la durée. Il est beaucoup plus facile de reprendre d’anciennes habitudes et méthodes que d’appliquer les nouvelles méthodes garantes du bon fonctionnement de l’IT. 

Modèle du changement de Kotter

Finalement, un projet de transformation Cloud consiste en la répétabilité de ces différentes étapes de manière perpétuelle, l’adoption à petite échelle créant de nouvelles opportunités et qui viennent ensuite nourrir la vision IT et les collaborateurs avec de nouvelles perspectives et de nouvelles convictions par l’expérience. Ainsi ce n’est non plus seulement la transformation technique et organisationnelle qui est accélérée mais également l’innovation. A plus grande échelle c’est finalement la confiance des collaborateurs en l’IT de l’entreprise qui est améliorée. C’est ainsi qu’une fois l’engagement obtenu au sein de l’entreprise, le passage à l’échelle et l’accélération rapide de la transformation, correspondant au scale fast, peuvent être réalisés dans de bonnes conditions.

Les matelots dans la pratique

Maintenant que nous avons abordé l’aspect holistique de la gestion de la transformation induite par l’adoption du Cloud, nous allons aborder le caractère pratique et factuel de cette approche.

Notre expérience nous a démontré que l’alignement entre les différents acteurs et services est l’une des clés de la réussite de toute adoption du Cloud. Ainsi, l’onboarding concerne à minima notamment :

  • La direction des systèmes d’information ;
  • La direction stratégique ;
  • La direction financière.

L’objectif est de fédérer l’ensemble des acteurs autour d’un objectif commun, tel les membres d’équipage de nos ancêtres navigateurs. La coordination de l’ensemble des acteurs est primordiale pour tirer les bénéfices de l’adoption du Cloud.

Néanmoins ces différentes parties prenantes doivent être sollicitées et intégrées à l’initiative de transformation au bon moment et à bon escient. Ainsi, nous pouvons nous baser   qui a fait ses preuves. Elle se décompose de trois étapes pour embarquer les équipes et réaliser la transformation :

Source : Amazon Web Services

La première étape appelée “assessment” consiste à analyser factuellement, techniquement et financièrement la valeur ajoutée et les opportunités que propose le Cloud pour un périmètre défini. C’est au cours de cette étape que se construit le business case et l’urgence d’une transformation. Les parties impliquées sont généralement le leadership stratégique et technique de la DSI ainsi que des fonctions liées comme les équipes de sécurité et les achats par exemple. Cette étape applique l’étape 1 du modèle de Kotter.

Une fois l’assessment terminé, les équipes techniques seront mobilisées et intégrées au projet sous la forme d’une coalition. On parle alors de l’étape “mobilize”. Certains frameworks de Cloud Adoption décrivent la fonction de CCoE (Cloud Center of Excellence) dont les fondations peuvent correspondre à cette étape puisque les premiers acteurs de la coalition formée sont éventuellement susceptibles de développer et intégrer à terme ce CCoE. Nous reviendrons plus tard sur la description de cette fonction.

L’objectif de cette étape est de construire et déployer l’ensemble des prérequis pour déployer et opérer le périmètre applicatif ou technique devant être migré vers le Cloud.  Il convient de définir en premier lieu l’ensemble des besoins, tâches et plannings. Cela permet ensuite de solliciter et impliquer les collaborateurs motivés et force de proposition qui seront de véritables moteurs du changement. Comme tout projet d’entreprise structurant, l’adoption du Cloud implique une gestion du changement  maîtrisée vis-à-vis de l’ensemble des acteurs. Cela est d’autant plus prépondérant avec la mise à échelle de la transformation. Au cours de cette étape, il est essentiel de détecter et corriger au plus tôt tout frein au bon déroulement du projet de transformation.

Une bonne communication et la mise en avant des bénéfices de la transformation pour l’entreprise et pour chacun des acteurs permettent d’anticiper des freins. Cela nécessite des relais du changement dans les différentes équipes, une communication claire incitant à participer au projet et une implication totale des équipes. Les membres de la coalition seront susceptibles d’occuper ce rôle de relais du changement.

Le Mobilize doit déboucher sur la migration de composants, applications ou services pilotes ainsi que sur l’élaboration d’un planning de migration. Cette étape implémente finalement les étapes 2 à 8 de Kotter.

Enfin vient l’étape de la mise à l’échelle avec la migration de l’ensemble du  scope. Cette migration consomme et vient étendre l’ensemble des outils et méthodes mis en place durant le Mobilize (patterns, software factory, landing zone, …) et elle a pour objectif d’accélérer la migration. Des équipes dédiées sont constituées et pilotées. Cette étape applique à grande échelle et vient enrichir l’existant sur les étapes 5 à 8 du modèle de Kotter.

Parenthèse : le Cloud Center of Excellence (CCoE)

Le Cloud Center of Excellence (CCoE) vient fournir un ensemble d’outils et de briques organisationnelles permettant d’implémenter durablement l’adoption du Cloud au sein d’une organisation. Il s’agit d’une équipe pluridisciplinaire et transverse détenant les compétences clés pour opérer l’IT d’une entreprise sur le Cloud. On y retrouve une grande diversité de profils tels que des architectes, des ingénieurs d’études, des chefs de projets, etc.

Initialement, cette équipe se compose des acteurs initiant ou débutant les migrations vers le Cloud. Lorsque l’adoption prend de l’ampleur, l’équipe CCoE se structurera petit à petit avec les compétences indispensables. Par exemple, un ingénieur DevOps ne sera peut-être pas le plus utile dans les premiers temps pour les étapes expérimentales, mais sa contribution deviendra nécessaire lorsque la priorité sera placée sur la standardisation et la mise à l’échelle de la migration.

L’objectif du CCoE est de constituer un organe de l’adoption du Cloud au sein d’une entreprise en agissant comme une interface pour la fourniture de services Cloud entre la DSI et les équipes métier. Par des capacités de standardisation et de processus, le CCoE vise à mettre à disponibilité du business toutes les compétences techniques et organisationnelles pour réussir la migration ou le déploiement de workloads sur le Cloud.

Vue fonctionnelle du CCoE
Source : Amazon Web Services

Le CCoE n’est pas une structure à mettre directement en place au sein d’une entreprise avant toute migration car au contraire cette organisation tend à se mettre naturellement en place, dans la suite logique de toute migration prenant de l’ampleur.

L’agilité, catalyseur d’une migration à l’échelle

La migration des assets d’un SI dans le Cloud est une démarche empirique et en constante évolution, ce qui permet de donner tout son sens à l’implémentation d’une conduite de projets agile. En effet, avec l’apprentissage et les convictions grandissantes des différents acteurs d’une migration, la mise en place d’une ou plusieurs équipes de migration opérant selon un cadre méthodologique Scrum permet :

  • La constitution d’un backlog de migration ;
  • La priorisation des migrations selon des indicateurs très orientés business et donc très concrets ;
  • L’embarquement d’intervenants pluridisciplinaires ;
  • Expérimentation de nouvelles architectures et adaptabilité aux changements ;
  • Intégration de nouveaux patterns d’architecture et de gouvernance au fur et à mesure de la migration.

Ainsi la conduite de projets agile est très adaptée pour le suivi des projets de migration car ils permettent pour chaque composant migré de procéder à une revue complète de la migration, de palier à tout manque et ainsi de réduire les risques d’inattendus en cours de projet car elle permet :

  • Aux équipes de gagner en maturité sur les plateformes du Cloud et de capitaliser toute l’expérience de l’entreprise. Ainsi de nouveau modèles de déploiement et de chaine d’intégration peuvent être envisagés, les délais et coûts de migration challengés et réduits et le rythme de déploiement des composants peut être considérablement accéléré tout en maîtrisant les risques associés.
  • En plus du développement de bases solides et l’anticipation de risques, une meilleure collaboration entre les équipes et une levée bien plus rapide des obstacles rencontrés. En effet lors des points quotidiens, les différentes équipes sont en capacité d’exprimer et collaborer sur les différents points bloquants et d’y trouver des solutions durables accélérant d’autant plus la suite du projet.

La migration est ainsi sécurisée et accélérée. Une fois effective, des démarches de suivi et d’optimisation financière, aussi appelées FinOps, peuvent être mises en place.  Les outils d’observabilité permettront d’ajuster le dimensionnement des ressources au plus près des besoins. Les résultats qui en découlent peuvent être pris en compte par les équipes de migration, notamment dans les spécifications de dimensionnement et d’intégration aux outils d’observabilité (métriques, logs, plateformes à intégrer, …).

Maintenant que nous vous avons présenté les facteurs organisationnels à prendre en compte pour mener des projets de migration dans le Cloud, le prochain article de cette série sera consacré aux stratégies de migration.

 

Pour aller plus loin :

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